Личные карточки уволенных работников передача в архив

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями п.

Передача личных карточек работников на архивное хранение оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек. Личные . │ уволенных в г. Личные дела сотрудников организации. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, КАДРОВЫЙ АРХИВ хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании . Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного. подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в.

Личная карточка сотрудников: правила хранения

Передача личных карточек работников на архивное хранение "Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек. Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника дата и место рождения, образование, место жительства и т. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября г.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Передача личных карточек работников на архивное хранение "Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника дата и место рождения, образование, место жительства и т. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета.

И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября г. N в ред. Постановления Правительства РФ от Раздел III Положения о воинском учете извлечение : В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы подразделении организации , должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет; В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица: а определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и или по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.

Согласно ст. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК рис. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В случае необходимости на одну единицу хранения дело с личными карточками может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко. На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов - по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года не более листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек по каждой форме - в каждое отдельное дело. Главная проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, - отсутствие сведений об увольнении сотрудников дат увольнения и оснований к ним : к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках.

В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую.

В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки. Исключение могут составлять только случаи непроизвольного дублирования записей. Иногда при ведении личных карточек используются не все ее страницы листы либо их просто нет. Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации организацией на основании сдаточной описи и документов к ней. В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения дел по описи; во второй - индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения как в номере описи, в данном случае - 06 и номер дел внутри подразделения в данном случае - 07 ; в третьей - заголовок дела; в четвертой - крайние даты дела; в пятой - количество листов; в шестой - необходимые примечания.

Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения. Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет. Примерный образец.

Об архивном хранении личных карточек

Личная карточка сотрудников: правила хранения Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести?

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Под вторыми подразумевают: свидетельство о появлении на свет ребенка; водительские права; копию договора о материальной ответственности для материально ответственных лиц ; рабочие инструкции; копии приказов о внутренних перемещениях и переводах; подтверждения систематического прохождения медосмотров; документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности; соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации если штатная единица имеет к ней доступ ; листы аттестации; свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации; докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т. Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства. Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях специально оборудованных помещениях, к примеру и выдавать по заявлению. Формирование и ведение документа Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение решение Росархива от 06 февраля г. Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности зачастую, на руководящие. Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность зачастую — сотрудник отдела кадров. При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1. Формирование в дела приказов по личному составу При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному Личные карточки работников (в том числе временных работников). 23 Инструкции передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников. . личные карточки уволенных работников (форма Т -2);.

Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют. Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего.

Личная карточка работника

Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы. Сотрудник к авансовому отчету по командировке прикрепляет электронный билет и электронный посадочный талон. Имеем право взять данные расходы в налоговом учете? Завоза колесных пар на территорию РФ не будет, так как они будут устанавливаться на вагоны в депо на территории Республики Беларусь. Возникает ли у нас обязанность по уплате НДС и подаче декларации по косвенным налогам? Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы. Обязаны ли мы уведомлять бывшего работодателя? Или уведомить должен был работодатель по основному месту работы сотрудника?

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Ярополк

    Я думаю, что Вы не правы. Я уверен. Давайте обсудим это.

  2. neugivicar

    Хороший вопрос

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных